Wersja kontrastowa

V ETAP – Rozliczenie projektu - Rada Kół Naukowych

V ETAP – Rozliczenie wydatków

We wszelkich sprawach związanych z rozliczeniem projektu należy kontaktować się z Działem Spraw Studenckich UJ (e-mail: rozliczenia.studenci@uj.edu.pl). Więcej informacji kontaktowych dostępne jest na stronie internetowej DSS. Zachęcamy także do skorzystania z informatora DSS, dostępnego po kliknięciu w link.

Środki przyznane przez RKN UJ zostają „odłożone” (zaobligowane) na koncie RKN UJ i oczekują na rozliczenie przez wnioskodawcę. Aby dokonać rozliczenia należy przedłożyć:

  • sprawozdanie merytoryczne do RKN UJ, które ma na celu weryfikację, czy projekt zrealizowano zgodnie z wnioskiem;
  • sprawozdanie finansowe do Działu Spraw Studenckich UJ, które ma na celu dopełnienie wszelkich formalności związanych z wydatkami ze środków UJ.

Termin na dokonanie pełnego rozliczenia (merytorycznego i finansowego) wynosi 14 dni od dnia zakończenia projektu. Rozliczenie finansowe powinno się złożyć najpóźniej na 5 dni przed upływem terminu płatności faktury przelewowej.

UWAGA! Należy wziąć pod uwagę, że pomiędzy sprawozdaniem merytorycznym i finansowym na pewno minie kilka dni (ze względu na oczekiwanie na akceptację). Z tego powodu nie powinno się odkładać złożenia sprawozdania merytorycznego na ostatnią chwilę.
W wyjątkowych sytuacjach istnieje możliwość wydłużenia terminu rozliczenia do 30 dni po zakonczeniu projektu. Jeżeli jest to konieczne, należy w takiej sytuacji przesłać mailowy wniosek do Przewodniczącego RKN UJ (e-mail: przewodniczacy.rkn@uj.edu.pl) razem z uzasadnieniem.
UWAGA! Nierozliczenie projektu w wydłużonym terminie 30 dni skutkuje co do zasady odrzuceniem rozliczenia. Wnioskodawca musi w takiej sytuacji pokryć koszty z własnej kieszeni.

Aktualne wzory sprawozdań dla obu procedur dostępne są w zakładce Do pobrania > Dokumenty.

W sprawozdaniu należy rzetelnie opisać przebieg projektu (w tym osiągnięte cele i efekty) oraz przedstawić faktyczny kosztorys wydatków. Wraz ze sprawozdaniem przesyła się również załączniki.

  • W zwykłej procedurze kwestia załączników została zawarta w Regulaminie. Dla każdego typu projektu przewidziana jest lista wymaganych załączników, którą można znaleźć w § 25 ust. 8 Regulaminu (dostęp po kliknięciu w link).
  • W uproszczonej procedurze wymóg załączników jest mniej rygorystyczny – nie ma określonej listy, należy natomiast dołączyć jakiekolwiek załączniki dokumentujące przebieg projektu, np. zdjęcia z opisem.
  • W obu procedurach należy ponadto przesłać akceptację Opiekuna Koła i Przewodniczącego Koła.

Akceptacja Przewodniczącego i akceptacja Opiekuna zastępują fizyczne podpisy pod sprawozdaniem. Akceptacje powinny być dokonane mailowo, z osobistego adresu w domenie @uj.edu.pl (a do sprawozdania powinno się załączyć wydruk albo zrzut ekranu z maila).

Kompletne sprawozdanie należy przesłać na adres e-mail:

UWAGA! Sprawozdania wysyłane na niewłaściwy adres e-mail nie będą rozpatywane.

Przesłane sprawozdanie zostanie zweryfikowane przez upoważnioną osobę (członka Komisji Konkursowej albo Zarządu). Następnie uzyskuje się mailową akceptację sprawozdania merytorycznego.

Jeżeli sprawozdanie zawiera błędy formalne, w szczególności jeśli nie przesłano wszystkich wymaganych załaczników lub nie wskazano jak zostało uwidocznione dofinansowanie RKN UJ, wnioskodawca zostanie wezwany do uzupełnienia braków.

Sprawozdanie finansowe przesyła się do Działu Spraw Studenckich UJ na adres e-mail rozliczenia.studenci@uj.edu.pl. Powinno ono zawierać:

  • potwierdzenie akceptacji sprawozdania merytorycznego (wydruk albo zrzut ekranu z maila);
  • wszystkie dokumenty finansowe pokrywane ze środków RKN UJ (faktury, noty wewnętrzne, paragony z NIP-em, itd.);
  • dla faktur opłaconych (przy zwrocie) – potwierdzenia płatności z konta dla każdej faktury;
  • opisy wszystkich dokumentów finansowych.

Szczegółowe zasady rozliczania wydatków i procedury uczelniane, w tym zasady uzyskiwania i opisywania dokumentów, zawiera Informator rozliczania projektów przygotowany przez DSS i dostępny do pobrania poniżej.