Koło Naukowe może założyć w dowolnym momencie grupa chętnych do działania osób studiujących na UJ, pragnąca pogłębiać swoją wiedzę i rozwijać umiejętności w konkretnej dziedzinie nauki. Aby Koło mogło w pełni i formalnie funkcjonować w strukturach Uniwersytetu (w tym dołączyć do Rady Kół Naukowych) niezbędna jest jego rejestracja w biurze Prorektora ds. dydaktyki. W tym poradniku dowiesz się krok po kroku jak założyć Koło na UJ i jak zarejestrować je w Radzie Kół Naukowych.
Do założenia Koła konieczne jest zebranie co najmniej 5 studentów Uniwersytetu Jagiellońskiego oraz zorganizowanie zebrania założycielskiego, na którym Koło zostanie formalnie powołane do życia. Na zebraniu tym należy podjąć uchwałę o powstaniu Koła i nadaniu statutu.
Następnie na tym samym spotkaniu lub w innym terminie ukonstytuować powinien się organ uchwałodawczy koła (domyślnie: Walne Zgromadzenie Członków). Ukonstytuowanie odbywa się poprzez otwarcie pierwszego posiedzenia tego organu, zatwierdzenie jego porządku obrad oraz wybór pozostałych organów Koła (takich jak Zarząd) zgodnie z procedurami określonymi w Statucie.
Zgłoszenie do Prorektora
Niezwłocznie po odbyciu wymaganych spotkań, wybrany organ reprezentujący Koło (np. Prezes) powinien poinformować Prorektora UJ ds. dydaktyki o jego powstaniu. Powiadomienie powinno obligatoryjnie zostać sporządzone w formie pisemnej i zawierać co najmniej:
- nazwę koła,
- cel i zakres działalności – Jakie są cele statutowe Koła? Jaką dyscyplinami lub dziedziną nauki będzie zajmować się Koło?
- informację o zasięgu działania – Przy jakim wydziale i jednostce działa Koło? Na powiadomieniu obligatoryjny jest podpis właściwego wydziałowi dziekana, potwierdzający przyjęcie do wiadomości powstania Koła.
- informacje o organie wybranym do reprezentacji – np. Zarządu Koła, a także imię i nazwisko, kierunek i rok studiów, nr albumu, adres e-mail (w domenie uj.edu.pl), telefon kontaktowy osoby koordynującej pracę Koła (np. Prezesa)
- informacje o opiekunie Koła – Każde Koło Naukowe powinno mieć swojego opiekuna, wybranego spośród pracowników naukowo-dydaktycznych UJ. W powiadomieniu należy zawrzeć jego imię i nazwisko oraz adresem e-mail (w domenie uj.edu.pl).
Do pisma powiadomienia należy załączyć również:
- protokół z zebrania założycielskiego zawierający co najmniej:
- podstawowy opis przebiegu zebrania
- uchwały o powstaniu Koła i nadaniu statutu,
- listę członków-założycieli Koła zawierającą:
- imię i nazwisko,
- kierunek i rok studiów,
- nr albumu,
- adres e-mail
- czytelne podpisy członków założycieli Koła (studentów).
- protokół z pierwszego posiedzenia organu uchwałodawczego zawierający co najmniej:
- podstawowy opis przebiegu posiedzenia i spełnienia wymagań określonych w statucie
- listę obecności,
- uchwały dot. wyboru organów Koła (np. wybór Prezesa, wybór członków Zarządu, Komisji Rewizyjnej itp.)
Wszystkie dokumenty należy sporządzić w języku polskim (dopuszczalne wersje dwujęzyczne). Powiadomienie wraz z kopiami podpisanych dokumentów należy przesłać na adres:
Uniwersytet Jagielloński w Krakowie
Biuro Prorektora UJ ds. dydaktyki
Ul. Gołębia 24, 31-007 Kraków
z dopiskiem „koła naukowe”.
albo tak zaadresowane złożyć w sekretariacie Strefy Studenckiej UJ (Collegium Kołłątaja, parter, pok. 17 w godz. 9:00 – 22:00) albo na Dzienniku Podawczym UJ (Collegium Novum, parter, pok. 10 w godz. 9:00 – 15:00).
Wpis Koła do rejestru organizacji
Treść powiadomienia i załączonych do niego dokumentów podlega ocenie co do ich kompletności i legalności tj. zgodności z prawem powszechnie obowiązującym, statutem Uczelni, regulaminem studiów i samym statutem zakładanego Koła.
Po złożeniu właściwych dokumentów oraz zapoznaniu się z nimi przez Prorektora UJ ds. dydaktyki, Koło wpisywane jest do uniwersyteckiego rejestru organizacji i stowarzyszeń. Dzięki temu może korzystać z wynikających z tego przywilejów.
Prorektor UJ ds. dydaktyki sprawuje nadzór nad Kołami Naukowymi. Koła mają obowiązek systematycznego informowania Rektora w formie pisemnej o podejmowanych przez siebie aktach w szczególności dotyczących zmian dokumentów statutowych, wyborów organów, zmian opiekuna naukowego i innych doniosłych kwestii.
Wszelkiego wsparcia i informacji w wyżej wymienionych sprawach udziela Pan Dawid Kolenda, koordynator ds. systemu wsparcia studentów, dawid.kolenda@uj.edu.pl, tel. 12 663 10 50.
Zgodnie ze Statutem RKN UJ Kołem zrzeszonym w Radzie może zostać organizacja studencka, która:
- jest wpisana do rejestru organizacji studenckich prowadzonej przez Rektora UJ
- posiada statut;
- jej celem jest działalność naukowa lub dydaktyczna na rzecz studentów UJ;
- działa przy jednostce naukowo-dydaktycznej UJ;
- posiada opiekuna naukowego będącego pracownikiem naukowym UJ o stopniu naukowym co najmniej doktora.
Koło powinno zgłosić się do Przewodniczącego RKN, składając:
- potwierdzenie rejestracji Koła Naukowego przez biuro Prorektora UJ ds. dydaktyki,
- statut Koła Naukowego
- opinię opiekuna naukowego organizacji studenckiej dotyczącą działalności naukowo-dydaktycznej organizacji studenckiej
- ankietę Koła Naukowego, wypełniając ją przez formularz elektroniczny.
Zarząd wydaje decyzję o przyjęciu organizacji studenckiej do RKN UJ w terminie 7 dni od zgłoszenia. Na podstawie wniosku nadawany jest numer identyfikacyjny Koła, a Koło wchodzi w pełnię praw i obowiązków wynikających z przynależności do Rady Kół Naukowych.