Koło Naukowe może założyć w dowolnym momencie grupa chętnych do działania osób studiujących na UJ, pragnąca pogłębiać swoją wiedzę i rozwijać umiejętności w konkretnej dziedzinie nauki. Aby Koło mogło w pełni i formalnie funkcjonować w strukturach Uniwersytetu (w tym dołączyć do Rady Kół Naukowych) niezbędna jest jego rejestracja w biurze Prorektora ds. dydaktyki. W tym poradniku dowiesz się krok po kroku jak założyć Koło na UJ i jak zarejestrować je w Radzie Kół Naukowych.
Koła Naukowe są organizacjami studenckimi działającymi przy Wydziałach, których działalność ma charakter naukowy i wspierana jest przez opiekuna w stopniu co najmniej doktora.
Przed powstaniem Koła konieczne jest zebranie co najmniej 5 studentów UJ chętnych do działalności oraz zgłoszenie się do Pana Dawida Kolendy z Biura Prorektora UJ ds. dydaktyki (dawid.kolenda@uj.edu.pl, 12 663 10 50) w celu umówienia spotkania, na którym wyjaśniony zostanie proces zakładania koła, przekazane zostaną aktualne wzory niezbędnych dokumentów (protokoły, uchwały, statut) oraz ustalony zostanie proces powstawania projektu statutu Koła.
Po spotkaniu i zakończeniu procesu powstawania statutu, organizuje się zebranie założycielskie, na którym Koło zostaje formalnie powołane do życia. Na zebraniu tym podejmuje się uchwałę o powstaniu Koła i nadaniu mu statutu.
Następnie ukonstytuować powinien się organ uchwałodawczy Koła (np. Walne Zgromadzenie). W tym celu otwiera się pierwsze posiedzenie tego organu, zatwierdza porządek obrad oraz wybiera pozostałe organy Koła, zgodnie z procedurami określonymi w statucie.
Wszystkie dokumenty należy sporządzać w języku polskim (dopuszczalne wersje dwujęzyczne).
Po odbyciu wymaganych spotkań, organ reprezentujący Koło (np. Prezes/Przewodniczący/Zarząd) informuje niezwłocznie Prorektora UJ ds. dydaktyki o jego powstaniu. Powiadomienie składa się w formie pisemnej na poniższym oficjalnym wzorze oraz zgodnie z określonymi w nim zasadami.
Zgodnie ze Statutem RKN UJ Kołem zrzeszonym w Radzie może zostać organizacja studencka, która:
- jest wpisana do rejestru organizacji studenckich prowadzonej przez Rektora UJ
- posiada statut;
- jej celem jest działalność naukowa lub dydaktyczna na rzecz studentów UJ;
- działa przy jednostce naukowo-dydaktycznej UJ;
- posiada opiekuna naukowego będącego pracownikiem naukowym UJ o stopniu naukowym co najmniej doktora.
Koło powinno zgłosić się do Przewodniczącego RKN, składając:
- opinię opiekuna naukowego organizacji studenckiej dotyczącą działalności naukowo-dydaktycznej organizacji studenckiej,
- ankietę Koła Naukowego (w ramach której przesyła się statut Koła), wypełniając ją przez formularz elektroniczny.
Zarząd wydaje decyzję o przyjęciu organizacji studenckiej do RKN UJ w terminie 7 dni od zgłoszenia. Na podstawie wniosku nadawany jest numer identyfikacyjny Koła, a Koło wchodzi w pełnię praw i obowiązków wynikających z przynależności do Rady Kół Naukowych.