Wersja kontrastowa

III ETAP – Kosztorys ostateczny - Rada Kół Naukowych

III ETAP – Kosztorys ostateczny

We wszelkich sprawach związanych ze składaniem kosztorysu ostatecznego należy kontaktować się z Działem Spraw Studenckich UJ (e-mail: rozliczenia.studenci@uj.edu.pl). Więcej informacji kontaktowych dostępne jest na stronie internetowej DSS.

Kosztorys ostateczny to wewnętrzny dokument uczelniany, którego akceptacja pozwala studentowi zaciągać zobowiązania finansowe w imieniu UJ. Taki kosztorys musi zostać złożony dla każdego projektu dofinansowanego przez RKN UJ, niezależnie od procedury (zwykłej/uproszczonej).

Kosztorys ostateczny składa się:

  • na 7 dni przed realizacją projektu, jeśli jest on realizowany w Polsce albo
  • na 14 dni przed realizacją projektu, jeśli jest on wyjazdem zagranicznym (w takiej sytuacji składa się również wniosek wyjazdowy do Centrum Współpracy Międzynarodowej – więcej informacji dostępne jest na stronie internetowej CWM).
UWAGA! Termin na złożenie kosztorysu ostatecznego jest niezależny od innych terminów, np. na wydanie decyzji o dofinansowanie. W praktyce oznacza to, że czasem może być konieczne złożenie kostorysu bez informacji o przyznanej kwocie. W takiej sytuacji należy niejako „strzelać”, ile środków się dostanie, a po otrzymaniu decyzji – ewentualnie zmienić kosztorys.

Każdy kosztorys procedowany w ramach RKN UJ przechodzi ścieżkę służbową: Pracownik DSS (opiekun rozliczenia) → Dysponent środków → Pracownik Działu Weryfikacji i Kontroli → Kwestura. Po uzyskaniu wszystkich wymaganych akceptacji, opiekun rozliczenia przesyła osobie składającej kosztorys wiadomość zwrotną. Od tego momentu można zaciągać zobowiązania finansowe na uczelnię (dokonać zakupu / rezerwacji / etc.).

Istnieje możliwość zmiany zaakceptowanego kosztorysu ostatecznego. Jeżeli jest to konieczne, należy w takiej sytuacji przesłać mailowy wniosek do Przewodniczącego RKN UJ (e-mail: przewodniczacy.rkn@uj.edu.pl) razem z: 1) uzasadnieniem zmian i 2) nowym kosztorysem na obowiązującym wzorze. Po uzyskaniu zgody, kosztorys musi ponownie przejść całą ścieżkę służbową.

UWAGA! Pracownicy DSS weryfikują, czy kosztorys ostateczny zgadza się z kosztorysem przedstawionym we wniosku. Jeśli nastąpią duże zmiany (np. przesunięcie środków RKN UJ na inne pozycje kosztorysu), konieczne będzie uzyskanie zgody na taką zmianę na zasadach opisanych powyżej.