Krok po kroku – jak uzyskać dofinansowanie?

Rada Kół Naukowych wspiera finansowo naukowo-dydaktyczne projekty zrzeszonych Kół oraz naukowe inicjatywy indywidualnych studentów. Istnieją dwie procedury dofinansowania – zwykła oraz uproszczona.

Można wyróżnić następujące ich etapy:

1. Wnioskowanie – złożenie wniosku na odpowiednim formularzu we właściwym terminie.
2. Przyznanie dofinansowania – w formie decyzji właściwego organu RKN UJ, publikowanych w BIP.
3. Kosztorys ostateczny i dodatkowa dokumentacja – rozpoczynające właściwą procedurę finansowania złożenie we właściwej jednostce UJ kosztorysu ostatecznego czy innych dokumentów (takich jak wniosek wyjazdowy).
4. Realizacja projektu – zaciąganie zobowiązań finansowych.
5. Sprawozdanie merytoryczne – potwierdzenie właściwego wydatkowania przyznanych środków.
6. Rozliczenie projektu – zasadniczo odbywa się na dwa sposoby – albo poprzez zwrot na konto studenta, który wcześniej dokonał płatności, albo w przypadku większych zakupów, poprzez opłacenie przez Uczelnię specjalnej faktury z odroczonym terminem płatności. 

Poniżej znajduje się skrócony informator, opisujący cały proces uzyskiwania finansowania. Złożony charakter procedur warunkowany jest wymogami, które musi spełniać Uczelnia jako podmiot finansujący oraz jej przepisami wewnętrznymi. 

W razie pytań bądź wątpliwości zachęcamy do kontaktu z członkami Komisji Konkursowej w godzinach dyżurów, zgodnie z ich harmonogramem zamieszczonym na stronie internetowej. Polecamy również kontakt mailowy lub bezpośredni przez MS Teams.

 

1. Wnioskowanie

Wniosek pozwala nam poznać Wasz projekt i jego wartość. Od tego jak zostanie wypełniony zależeć będzie uzyskanie dofinansowania.

Każdy wniosek podlega ocenie w oparciu o kryteria merytoryczne i formalne wyszczególnione w Regulaminie podziału środków RKN UJ wraz z załącznikami. Podczas sporządzania wniosku warto opierać się o te kryteria, a także korzystać ze wskazówek we wniosku, opisując poszczególne elementy w sposób wyczerpujący, ale nie rozwlekły. Szczególną uwagę warto zwrócić na pola obowiązkowe, w tym właściwe wyznaczenie terminów rozpoczęcia i zakończenia realizacji projektu (patrz: pkt. 4. Realizacja projektu), oraz kosztorys.

Należy również pamiętać o wszystkich obligatoryjnych (oraz dodatkowo punktowanych) załącznikach. Do każdego wniosku muszą zostać dołączone:

• opinia naukowa o projekcie sporządzona przez pracownika naukowego (wyłącznie w zwykłej procedurze wnioskowania),
• spełniające funkcję podpisów akceptacje Opiekuna Naukowego oraz Przewodniczącego Koła.

Sposób wypełnienia wniosków warto (a nawet powinno się) konsultować z członkami Komisji Konkursowej, których dyżury odbywają się regularnie zgodnie z harmonogramem. Możliwa jest również konsultacja w formie zdalnej. Polecamy również kontakt mailowy bądź bezpośredni przez platformę MS Teams. 

Aktualne formularze wniosków dostępne są w zakładce "Dokumenty". Zawsze upewnij się, że wypełniasz wniosek na aktualnym formularzu. Wnioski o dofinansowanie wraz z wymaganymi załącznikami należy przesłać z osobistego adresu e-mail w domenie uj.edu.pl na adres:

• w przypadku zwykłej procedury dofinansowania na adres wnioski.rkn@uj.edu.pl w terminie określonym w harmonogramie podziału środków,
• w przypadku procedury uproszczonej na adres sekretarz.rkn@uj.edu.pl najpóźniej w dzień poprzedzający posiedzenie Zarządu w danym tygodniu.

Ważne, by przy składaniu wniosku mieć na uwadze terminy wskazane w § 10 Regulaminu podziału środków.

• Termin składania wniosków i dzień rozpoczęcia realizacji projektu musi dzielić co najmniej 14 dni, a w przypadku wyjazdów zagranicznych 21 dni.
• Projekty muszą rozpoczynać i kończyć się w tym samym roku kalendarzowym, w którym został złożony wniosek o dofinansowanie. 

Przed rozpoczęciem wypełniania wniosku sprawdź, czy twój projekt może zostać dofinansowany przez RKN UJ zgodnie z wymogami z dokumentów statutowych. W szczególności, RKN UJ nie przyznaje środków na działalność integracyjną Kół.

2. Przyznanie dofinansowania

Dofinansowania przyznawane są w oparciu o kryteria merytoryczne i formalne wyszczególnione w Regulaminie podziału środków RKN UJ wraz z załącznikami. W zwykłej procedurze wnioskowania dokonuje tego Komisja Konkursowa w ramach odbywających się dwa razy na kwartał podziałów środków. W procedurze uproszczonej robi to Zarząd, raz w tygodniu.

Informacje o uzyskanym dofinansowaniu pojawiają się w Biuletynie Informacji Publicznej ("BIP") na stronie RKN UJ. W przypadku zwykłej procedury ma to miejsce do ok. 10 dni po terminie składania wniosków o dofinansowanie (po akceptacji podziału przez Prorektora UJ ds. dydaktyki). W przypadku uproszczonej procedury – najpóźniej w dzień po posiedzeniu Zarządu, na którym rozpatrywany był wniosek.

Aby jednak móc wydatkować przyznane środki należy najpierw złożyć do akceptacji kosztorys ostateczny projektu. 

3. Kosztorys ostateczny i dodatkowa dokumentacja

Kosztorys ostateczny należy złożyć w Dziale Spraw Studenckich UJ najpóźniej na 7 dni, a w przypadku wyjazdów zagranicznych – najpóźniej na 14 dni przed datą rozpoczęcia realizacji projektu, niezależnie od tego, czy wniosek o dofinansowanie został już rozpatrzony. Dokument należy przesłać w formie elektronicznej (bez podpisów) z osobistego adresu w domenie uj.edu.pl na adres Działu Spraw Studenckich UJ (rozliczenia.studenci@uj.edu.pl). Niezłożenie kosztorysu w terminie stanowi podstawę do uznania, że wnioskodawca rezygnuje z dofinansowania. 

Kosztorys ostateczny powinien być zgodny z kosztorysem zawartym we wniosku o dofinansowanie. Ewentualnych zmian można dokonywać wyłącznie za zgodą Przewodniczącego RKN UJ. Formularz kosztorysu ostatecznego dostępny jest w zakładce "Dokumenty".  Do kosztorysu należy załączyć:

• potwierdzenie akceptacji przewodniczącego koła,
• potwierdzenia pozostałych źródeł finansowania,
• oraz inne wymagane dokumenty, o których mowa w informatorze dostępnym w zakładce "Rozliczanie".

Kosztorys ostateczny podlega przez dysponenta środków oraz Kwestora UJ. O akceptacji lub jej braku informuje każdorazowo Dział Spraw Studenckich UJ. W razie pytań bądź wątpliwości przy wypełnianiu i składaniu kosztorysu sugeruje się sięgnięcie do informatora dostępnego w zakładce "Rozliczanie" lub bezpośredni kontakt z Działem Spraw Studenckich UJ.

Wyjazdy międzynarodowe

Wyjazdy międzynarodowe ze względu na swój szczególny charakter wymagają również dodatkowo złożenia papierowego wniosku wyjazdowego w Dziale Współpracy Międzynarodowej UJ w odpowiednim terminie. W razie pytań lub wątpliwości w tym zakresie zachęcamy do kontaktu z DWM UJ.

4. Realizacja projektu

Po uzyskaniu akceptacji kosztorysu ostatecznego projektu można przystąpić do jego realizacji, a więc zaciągania zobowiązań finansowych.

Wskazany we wniosku okres realizacji projektu nie musi (i zazwyczaj nie będzie) w pełni pokrywać się z czasem spędzonym na wyjeździe czy dniami organizowanej przez Koło konferencji. Ważne, by wyznaczyć go tak, żeby zawierały się w nim wszystkie daty zobowiązań finansowych (wystawienia faktur, dokonywanych płatności). Warto wziąć również pod uwagę powiązane z datami realizacji terminy złożenia innych dokumentów (kosztorys ostateczny, sprawozdanie). 

Przykład: Konferencja organizowana przez Koło odbywa się w dniach 1-2 kwietnia. Projekt uzyskał dofinansowanie na catering oraz zakup materiałów konferencyjnych. Materiały naturalnie powinno się zamówić wcześniej niż w dzień rozpoczęcia konferencji. We wniosku Koło deklaruje więc realizację projektu w dniach 15 marca – 2 kwietnia. Te daty wyznaczać będą terminy złożenia kosztorysu ostatecznego oraz rozliczenia projektu.

Termin realizacji projektu można w uzasadnionych przypadkach zmodyfikować na etapie składania kosztorysu ostatecznego, za zgodą Przewodniczącego RKN UJ.

Przy dokonywaniu wydatków należy przestrzegać przepisów obowiązującego prawa oraz procedur opisanych w informatorze DSS UJ dostępnym w zakładce "Rozliczanie". Ważne, by wszystkie faktury, paragony, które będą podlegać rozliczeniu były opatrzone danymi do faktury Uczelni:

Uniwersytet Jagielloński,
ul. Gołębia 24, 31-007 Kraków,
NIP 675-000-22-36

Ważne również, by realizując projekt dokonywać płatności elektronicznie (przelew, BLIK, czy karta – każdorazowo pobierając potwierdzenie płatności). Jedynie w szczególnie uzasadnionych przypadkach możliwe jest rozliczenie płatności gotówkowej do kwoty 450 zł.

5. Sprawozdanie merytoryczne

Ostatni krok przed rozliczeniem projektu. Złożone sprawozdanie ma potwierdzać, że środki zostały wydatkowane w sposób zgodny z wnioskiem, który otrzymał dofinansowanie.

Przedstawia się w nim m.in. przebieg realizacji projektu czy osiągnięte cele. Należy również dołączyć dokumentację zdjęciową oraz inne załączniki wymagane w myśl § 25 ust. 8 Regulaminu podziału środków. Do sprawozdania należy dołączyć spełniające funkcję podpisów akceptacje Opiekuna Naukowego oraz Przewodniczącego Koła.

Zatwierdzenia sprawozdania, w oparciu o wymogi formalne i merytoryczne z Regulaminu, dokonują wyznaczone osoby z Komisji Konkursowej lub Sekretarz RKN UJ w ciągu 1-2 dni roboczych od złożenia. Sprawozdanie należy przesłać:

• w przypadku zwykłej procedury dofinansowania na adres sprawozdania.rkn@uj.edu.pl 
• w przypadku procedury uproszczonej na adres sekretarz.rkn@uj.edu.pl najpóźniej w dzień poprzedzający posiedzenie Zarządu w danym tygodniu.

Zatwierdzone sprawozdanie merytoryczne jest dokumentem niezbędnie wymaganym przez Dział Spraw Studenckich do rozliczenia projektu.

Aktualne formularze sprawozdania merytorycznego dostępne są w zakładce "Dokumenty". Pamiętaj by wypełnić sprawozdanie przypisane do procedury, w której dofinansowanie otrzymał projekt.

6. Rozliczenie projektu

Po uzyskaniu zatwierdzenia sprawozdania merytorycznego można przystąpić do faktycznego rozliczania wydatków.

Projekt należy rozliczyć w Dziale Spraw Studenckich UJ w terminie 14 dni, a w uzasadnionych przypadkach, za uprzednią zgodą Przewodniczącego RKN UJ, w wydłużonym terminie 30 dni od daty zakończenia realizacji projektu – pod rygorem pozbawienia dofinansowania. Rozliczenie powinno zostać złożone w DSS UJ nie później niż na 5 dni roboczych przed upływem terminu płatności faktury. 

O szczegółach dotyczących rozliczania przeczytać można w informatorze zamieszczonej odpowiedniej zakładce oraz, w razie wątpliwości, dowiedzieć się w Dziale Spraw Studenckich UJ.