Przejdź do głównej treści

Widok zawartości stron Widok zawartości stron

Widok zawartości stron Widok zawartości stron

Sprawozdanie finansowe

  1. Po akceptacji sprawozdania przez Przewodniczącego RKN UJ lub osobę upoważnioną należy udać się do Działu Spraw Studenckich UJ (ul. Czapskich 4, p. 9) celem rozliczenia projektu pod względem finansowym. Dodatkowo trzeba zabrać ze sobą faktury i inne wymagane dokumenty:

  2. - Zbiorowa lista kosztów - wymagana w wypadku wyjazdów, o szczegóły pytaj pracowników Działu Spraw Studenckich (można pisać e-maile na adres rozliczenia.studenci@uj.edu.pl lub dzwonić).
    - Zestawienie faktur - należy je przygotować, gdy mamy więcej niż jeden dokument finansowy.
    - Formularz zgłoszenia oficjalnego dostawcy UJ - formularz potrzebny do zarejestrowania Cię w systemie SAP, abyś mógł otrzymać zwrot pieniędzy na Twoje prywatne konto (jeśli tymczasowo pokrywałeś część kosztów ze środków własnych).

  3. Każda faktura (czy też jakikolwiek inny dokument finansowy) musi być opisany z tyłu wg wzoru:
    - Faktury przelewowe (niezapłacone)
    Przed realizacją zamówienia dokonano weryfikacji rynku. Faktura dotyczy (nazwa kosztu, informacja z faktury) w ramach projektu (nazwa projektu) zrealizowanego przez (nazwa koła naukowego) (kiedy?). Środki zostały przyznane przez RKN UJ. Proszę o ich przelanie na konto usługodawcy/sprzedawcy (numer konta).
    Podpis prezesa koła

    - Faktury przelewowe (zapłacone)
    Przed realizacją zamówienia dokonano weryfikacji rynku. Faktura dotyczy (nazwa kosztu, informacja z faktury) w ramach projektu (nazwa projektu) zrealizowanego przez (nazwa koła naukowego) (kiedy?). Środki zostały przyznane przez RKN UJ. Proszę o ich przelanie na konto (imię i nazwisko, numer konta).
    Podpis prezesa koła
    Uwaga: Przy powyższej sytuacji należy dołączyć potwierdzenie przelewu.

    - Faktury gotówkowe
    Przed realizacją zamówienia dokonano weryfikacji rynku. Faktura dotyczy (nazwa kosztu, informacja z faktury) w ramach projektu (nazwa projektu) zrealizowanego przez (nazwa koła naukowego) (kiedy?). Środki zostały przyznane przez RKN UJ. Proszę o ich przelanie na konto (imię i nazwisko, numer konta).
    Podpis prezesa koła
    Identyczne opisy stosuje się przy opisywaniu not księgowych lub rachunków

  4. W przypadku dokumentów finansowych za druk publikacji, należy w ich opisie uwzględnić klauzulę, iż publikacja została rozdana bezpłatnie.

  5. "Przed realizacją zamówienia dokonano weryfikacji rynku" - więcej szczegółów znajdziesz tutaj.

  6. Jeśli rozliczane są faktury wystawione za przejazdy: lotnicze, autobusowe, kolejowe należy dołączać do nich oryginały biletów potwierdzające przejazd.

  7. Rozliczenie projektu następuje po ok. 21 dniach od dostarczenia sprawozdania do Działu Spraw Studenckich UJ.

Trudne pytania (czyli takie, na które odpowiedź nie znajduje się powyżej) dotyczące rozliczenia w Dziale Spraw Studenckich UJ należy kierować bezpośrednio do jej pracowników (telefonicznie lub e-mailem: rozliczenia.studenci@uj.edu.pl).

 

DANE DO FAKTURY:
Uniwersytet Jagielloński
ul. Gołębia 24, 31-007 Kraków
NIP: 675-000-22-36

Zamówienia publiczne

Kiedy należy złożyć wniosek do Działu Zamówień Publicznych?

Przy zamówieniach na usługi lub dostawy przy wartości powyżej 10 000 zł netto konieczne jest złożenie wniosku do Działu Zamówień Publicznych za pośrednictwem Działu Spraw Studenckich. Więcej informacji tutaj.

UWAGA! Wypełniony odpowiednio wniosek o uruchomienie postępowania wraz z niezbędnymi podpisami musi zostać zadekretowany w DZP przed udzieleniem zamówienia. Niedopuszczalne jest uruchamianie wniosków do DZP w momencie gdy została już wystawiona faktura (rachunek) na daną usługę.

Kiedy nie składa się wniosku do Działu Zamówień Publicznych?

W przypadku zamówień na usługi lub dostawy o wartości poniżej 10 000 zł netto dopuszcza się możliwość weryfikacji rynku poprzez np.: zebranie ofert, faksów, wydruków ze stron internetowych, katalogów, emaili, itp., od co najmniej trzech wykonawców i dołączenie ich do dokumentów rozliczeniowych bez konieczności składania wniosku do BZP UJ.

Dopuszcza się uproszczoną procedurę weryfikacji rynku (bez konieczności jej dokumentowania) w przypadku wydatkówdo kwoty 3 500 PLN netto, w której rozpoznania można dokonać: telefonicznie, poprzez portal internetowy lub w inny dowolny sposób, a w takich przypadkach na fakturze lub rachunku należy umieścić oświadczenie zamawiającego: „Przed realizacją zamówienia dokonano weryfikacji rynku" lub uzasadnić wybór danego wykonawcy. Więcej informacji tutaj.

Zamówienia objęte postępowaniami prowadzonymi dla całej uczelni (np. materiały biurowe, papier kserograficzny, środki czystości, tonery itp.) niezależnie od wartości jednorazowego zamówienia, nie wymagają składania do BZP wniosku o uruchomienie postępowania, jeśli zakupy dokonywane są u wyłonionych wykonawców i obejmują wyłącznie zakres wynikający z umowy, natomiast w takich przypadkach na fakturze bądź rachunku należy przywołać numer Centralnego Rejestru Zamówień Publicznych UJ zamieszczony na umowie oraz ogłaszany każdorazowo przez BZP w formie komunikatu po zakończeniu postępowania.

Przetargi

Wydawać by się mogło, że po uzyskaniu dofinansowania możemy udać się do sklepu i zakupić naszą ulubioną wodę mineralną, papier do drukarki, inne materiały eksploatacyjne do drukarek i kserokopiarek, ręczniki papierowe, środki czystości, inne materiały biurowe, zamówić usługę kurierską czy też potencjalnie wszystkie inne rzeczy.

Otóż nie.

Na stronie Działu Zamówień Publicznych UJ znajdują się komunikaty, z którymi należy się zapoznać przed dokonaniem jakichkolwiek zakupów. Część kategorii kosztów (np. te wymienione powyżej) objęta jest przetargiem i zamówienia muszą być realizowane przez konkretne firmy.