Koło Zrzeszone zobowiązane jest do regularnego wypełniania i składania Ankiety Koła.

Obowiązek aktualizuje się w przypadku jakiejkolwiek zmiany w informacjach podanych w Ankiecie, takich jak: skład osobowy Zarządu Koła, osoba opiekuna, siedziba czy adres e-mail Koła. W szczególności, obowiązku należy dopełnić, gdy zmianie ulegnie Statut Koła.

W każdym z powyższych przypadków należy wypełnić całą Ankietę, podając aktualne informacje, poprzez odpowiedni formularz elektroniczny, dostępny na stronie internetowej RKN. Na zgłoszenie zmian poprzez wypełnienie ankiety Koło Zrzeszone ma 14 dni.

Obowiązek składania ankiety wynika ze Statutu RKN i uzasadniony jest względami formalnymi oraz praktycznymi. Aktualne informacje o Kole umożliwiają m.in. prawidłowe procedowanie jego wniosków o dofinansowanie, a także są kluczowe przy organizacji Walnych Zgromadzeń, wypożyczaniu sprzętu czy innych formach wsparcia Kół przez RKN.

Kontakt z Kołem i członkami jego Zarządu jest również niezbędny dla prawidłowego przepływu informacji – mailowo przekazywane jest wiele istotnych komunikatów i ogłoszeń Rady, a także ułatwia przepływ informacji między poszczególnymi Kołami. Na podstawie ankiety aktualizowane są dane w dokumentacji RKN oraz informacje o Kole na stronie internetowej.

Rażące niedopełnianie przez Koło obowiązku składania Ankiety jest podstawą zawieszenia go w prawach wynikających z przynależności do RKN.

W razie pytań lub wątpliwości związanych z wypełnianiem ankiety zachęcamy do kontaktu z Wiceprzewodniczącym RKN (wiceprzewodniczący.rkn@uj.edu.pl).

Każde Koło Zrzeszone zobowiązane jest do uczestnictwa w odbywających się raz na kwartał Walnych Zgromadzeniach RKN UJ. W czasie spotkań podejmowane są uchwały w najistotniejszych kwestiach, takich jak zmiany w dokumentach statutowych. Walne Zgromadzenie regularnie wybiera również członków mandatowych organów RKN tj. Zarząd, Komisję Rewizyjną, Komisję Odwoławczą oraz Komisję Konkursową odpowiedzialną za rozdysponowywanie środków na projekty Kół.

Terminy Walnych Zgromadzeń znane są z wyprzedzeniem i dostępne są w aktualnym harmonogramie pracy RKN, na stronie internetowej we właściwej zakładce.

Reprezentacja Koła

Domyślnie reprezentacją Koła na Walnym Zgromadzeniu może być jedna z osób z Zarządu Koła wskazanych w Ankiecie złożonej przez Koło.

Istnieje możliwość udzielenia pełnomocnictwa innej osobie, będącej członkiem danego Koła. Takiego pełnomocnictwa może udzielić członek Zarządu Koła w formie pisemnej bądź drogą elektroniczną – poprzez wiadomość z osobistego adresu e-mail w domenie uj.edu.pl do Komisji Rewizyjnej (rewizyjna.rkn@uj.edu.pl). Pełnomocnictwo powinno zawierać:

• nazwę i numer Koła,
• imię i nazwisko osoby upoważnionej,
• imię i nazwisko osoby upoważniającej (Członka Zarządu Koła),
• datę posiedzenia Walnego Zgromadzenia.

Każdemu Kołu przysługuje na Walnym Zgromadzeniu dokładnie jeden głos. Jedna osoba może reprezentować maksymalnie jedno Koło.

Nieobecność

Nieobecność reprezentacji Koła na dwóch następujących po sobie Walnych Zgromadzeniach jest podstawą zawieszenia go w prawach wynikających z przynależności do RKN. W uzasadnionych przypadkach nieobecność podlega jednak usprawiedliwieniu – zarówno uprzedniemu jak i następczemu (traktowana jest wówczas jak obecność). Usprawiedliwienie powinno zawierać:

• nazwę i numer Koła,
• datę posiedzenia Walnego Zgromadzenia,
• uzasadnienie nieobecności reprezentacji Koła na Walnym Zgromadzeniu,

i zostać przesłane przez Prezesa Koła w formie wiadomości z osobistego adresu e-mail w domenie uj.edu.pl do Sekretarza RKN (sekretarz.rkn@uj.edu.pl). Wniosek o usprawiedliwienie rozpatrywany jest przez Zarząd RKN.

Po zawieszeniu Koła w prawach, usprawiedliwienie nieobecności nie będzie już skuteczne. W takiej sytuacji należy zwrócić się do Zarządu RKN z wnioskiem o przywrócenie w prawach (jeśli Koło jest aktywne i zobowiązuje się do udziału w kolejnych Walnych Zgromadzeniach) lub złożyć odwołanie do Walnego Zgromadzenia (jeśli Koło np. uważa, że stwierdzenie nieobecności czy decyzja o zawieszeniu były nieprawidłowe). Więcej szczegółów dostępne jest w sekcji „Zawieszenie i przywrócenie w prawach Koła” poniżej.

Po uzyskaniu dofinansowania od RKN środki przeznaczone na projekt zostają „odłożone” na koncie Rady i czekają na ich wykorzystanie przez Koło. Szczegółowy opis procedury rozliczania projektu dostępny jest w odpowiedniej zakładce na stronie. Terminowe i poprawne rozliczenie projektu (spożytkowanie otrzymanej kwoty dofinansowania) jest szczególnie istotne. Środki niewykorzystane przez Koło (w przypadku nierozliczenia czy rezygnacji z projektu) mogłyby każdorazowo umożliwić realizację innych projektów Kół z danego podziału.

W razie nierozliczenia projektu w terminie, niezłożenia sprawozdania lub niedopełnienia innych wymogów formalnych, na Koło mogą zostać nałożone sankcje – w postaci cofnięcia dofinansowania czy ograniczenia wsparcia finansowego jego przyszłych projektów. Więcej szczegółów można znaleźć w Regulaminie podziału środków oraz odpowiedniej sekcji poniżej.

W razie pytań w kwestiach formalnych i praktycznych związanych z rozliczaniem projektów, polecamy kontakt z Działem Spraw Studenckich UJ.

Rada Kół Naukowych wspiera finansowo naukowo-dydaktyczne projekty zrzeszonych Kół. Jeśli planujecie np. prowadzć badania, zorganizować wyjazd seminaryjny czy zakupić środki trwałe do siedziby Koła, warto skorzystać z możliwości ubiegania się o dofinansowanie swojego projektu. Zasadniczo przewidziane są dwie procedury wnioskowania – zwykła oraz uproszczona. 

Uproszczona procedura wnioskowania (wcześniej „wniosek na działalność bieżącą”) służy dofinansowaniu mniejszych wydatków i projektów Koła, do kwoty 1000 złotych. Wnioski rozpatrywane są raz w tygodniu przez Zarząd RKN.

Zwykła procedura wnioskowanie („wniosek na podział środków”) służy wsparciu finansowemu większych projektów Koła. Wnioski rozpatrywane są w ramach podziałów środków dwa razy na kwartał przez Komisję Konkursową RKN, zgodnie z aktualnym harmonogramem.

O szczegółach dotyczących procedur dofinansowania przeczytać można w odpowiedniej zakładce oraz w Regulaminie podziału środków oraz jego załącznikach.

Po przyznaniu przez RKN środków na projekt, są one „odłożone” na koncie RKN i czekają na ich wykorzystanie, tj. rozliczenie wydatków na podstawie faktury. Rozliczenie zasadniczo odbywa się na dwa sposoby – albo poprzez zwrot na konto studenta, który wcześniej dokonał zapłaty, albo poprzez opłacenie faktury z odroczonym (min. 14-dniowym, a najlepiej 21-dniowym) terminem płatności.

Ze względu na charakter finansującej instytucji (Uniwersytetu Jagiellońskiego), do rozliczenia niezbędne jest poprawne złożenie całej niezbędnej dokumentacji, tj. kosztorysu ostatecznego oraz sprawozdania merytorycznego i sprawozdania finansowego. O szczegółach dotyczących procedur dofinansowania przeczytać można w odpowiedniej zakładce oraz, w razie wątpliwości, dowiedzieć się w Dziale Spraw Studenckich UJ.

Kołom Zrzeszonym przysługuje prawo wypożyczenia sprzętu będącego w majątku Rady. Wypożyczenia może dokonać każdy Członek Koła Zrzeszonego na potrzeby organizacji projektów lub wydarzeń Koła.

Do dyspozycji Kół dostępne są między innymi: laptopy, aparat fotograficzny, statywy, mikrofon, laminator, głośniki JBL różnej wielkości czy materiały promocyjne takie jak ścianka zdjęciowa czy rollupy RKN. 

Więcej informacji o sprzęcie oraz procedurze wypożyczania rezerwacjach dostępne jest w odpowiedniej zakładce na naszej stronie internetowej.

Strefa Kół Zrzeszonych (pok.7, przy ul. Czapskich 4) to przestrzeń dedykowana członkom Kół Naukowych na potrzeby organizacji spotkań i bieżącej pracy w strukturach Koła.

W zależności od potrzeb, może zostać udostępniona w systemie rezerwacji lub konkretnym osobom w charakterze dostępu otwartego. Strefa wyposażona jest m.in. w telewizor, komputrery, drukarkę, kanapy czy stół konferencyjny.

Więcej informacji o Strefie (wykaz sprzętu, zdjęcia, regulamin korzystania) i rezerwacjach dostępne jest w odpowiedniej zakładce na naszej stronie internetowej.

Rada Kół Naukowych regularnie zaopatruje się w materiały konferencyjno-promocyjne na potrzeby działalności zrzeszonych Kół. W zależności od aktualnej dostępności, Koła mogą nieodpłatnie otrzymać gadżety takie jak np. smycze, teczki, materiałowe torby czy długopisy sygnowane logiem RKN.

W celu uzyskania materiałów należy kontaktować się z Przewodniczącym Zespołu Promocji za pośrednictwem maila: organizacja.rkn@uj.edu.pl. W zapytaniu powinno się uwzględnić zapotrzebowanie (liczbę sztuk poszczególnych materiałów) oraz jego uzasadnienie. 

Dodatkowo, przy okazji organizacji wydarzeń Koła, istnieje możliwość wypożyczenia konferencyjnych rollapów i ścianki zdjęciowej RKN. Więcej informacji na ten temat można znaleźć w odpowiedniej zakładce.

Członkowie Kół Zrzeszonych mają wyłączną możliwość kandydowania na mandatowe funkcje w organach RKN tj. w Zarządzie oraz poszczególnych Komisjach (Rewizyjnej, Odwoławczej oraz Konkursowej – zajmującej się rozpatrywaniem wniosków o dofinansowanie). Wybory odbywają się podczas Walnych Zgromadzeń zgodnie z dostępnym na stronie harmonogramem. 

Każde Koło ma również prawo delegowania swojej reprezentacji na Walne Zgromadzenie, które spotyka się raz na kwartał i podejmuje uchwały w najważniejszych sprawach związanych z funkcjonowaniem RKN.

Przesłanki zawieszenia

Zarząd może zawiesić Koło Naukowe w prawach wynikających z przynależności do RKN UJ, jeżeli Koło:

• nie wykonuje lub nienależycie wykonuje obowiązki wynikające z aktów prawa wewnętrznego RKN UJ, w szczególności nie dostarcza Ankiety Koła w terminie albo jest nieobecne na dwóch Walnych Zgromadzeniach następujących po sobie,
• działa na szkodę RKN UJ,
• narusza dobre imię RKN UJ.

Koło zawieszone nie może korzystać z praw wynikających z przynależności do RKN UJ, w szczególności nie może wnioskować o dofinansowanie ani korzystać z prawa głosu na Walnym Zgromadzeniu.

Przywrócenie w prawach

Zarząd decyduje o przywróceniu w prawach Koła niewykonującego lub nienależycie wykonującego swoich obowiązków, gdy przesłanki zawieszenia ustaną. Oznacza to, że Koło:

• zawieszone za niedostarczenie Ankiety musi przesłać aktualną Ankietę Koła,
• zawieszone za nieobecność na dwóch Walnych Zgromadzeniach musi udowodnić swoją aktywność i zobowiązać się do obecności na kolejnych Walnych Zgromadzeniach.

Po przesłaniu aktualnej Ankiety albo udowodnieniu aktywności Koło powinno przesłać do Zarządu wniosek o przywrócenie w prawach. Jeżeli Koło nie zostało zawieszone za działanie na szkodę RKN UJ albo naruszanie dobrego imienia RKN UJ, Zarząd może podjąć decyzję o odwieszeniu z urzędu. Dla pewności lepiej jednak złożyć wniosek.

Koło zawieszone za działanie na szkodę RKN UJ albo naruszanie dobrego imienia RKN UJ może zostać odwieszone wyłącznie na wniosek. Zarząd rozpatruje taki wniosek w ciągu 14 dni od jego złożenia. Od decyzji o przywróceniu albo o odmowie przywrócenia w prawach przysługuje odwołanie do Walnego Zgromadzenia. Procedura jest wtedy analogiczna jak w sekcji niżej (Odwołanie do Walnego Zgromadzenia).

Decyzje w przedmiocie odwieszenia podejmowane są na posiedzeniach Zarządu, odbywających się w terminie wskazanym w zakładce Dyżury.

Odwołanie do Walnego Zgromadzenia

Koło może, w ciągu 14 dni od otrzymania decyzji o zawieszeniu, odwołać się od tej decyzji do Walnego Zgromadzenia. Odwołanie składa się za pośrednictwem Zarządu.

Odwołanie rozpatruje się na najbliższym posiedzeniu Walnego Zgromadzenia. W jego trakcie Komisja Odwoławcza przedstawia opinię o zasadności odwołania, a przedstawiciel Koła może się do tej opinii odnieść. Walne Zgromadzenie podejmuje decyzję dotyczącą odwołania bezwzględną większością głosów w obecności co najmniej połowy uprawnionych do głosowania.

Koło podlega wykluczeniu z RKN UJ jeżeli pozostaje w zawieszeniu przez okres piętnastu miesięcy, o ile nie trwa w stosunku do niego postępowanie o przywrócenie praw. Przewodniczący RKN UJ stwierdza wykluczenie z urzędu, podając informację o wykluczeniu do wiadomości publicznej i przesyłając ją wykluczonemu Kołu. 

Aby wystąpić z RKN UJ, Koło powinno złożyć Przewodniczącemu RKN UJ decyzję właściwego organu Koła o rezygnacji ze zrzeszania się w RKN UJ. 

Koło które wystąpiło lub zostało wykluczone z RKN UJ może ponownie dołączyć do organizacji.