Do założenia Koła konieczne jest zebranie co najmniej 5 studentów Uniwersytetu Jagiellońskiego oraz zorganizowanie zebrania założycielskiego, na którym Koło zostanie formalnie powołane do życia. Na zebraniu tym należy podjąć uchwałę o powstaniu Koła i nadaniu statutu. 

Następnie na tym samym spotkaniu lub w innym terminie ukonstytuować powinien się organ uchwałodawczy koła (domyślnie: Walne Zgromadzenie Członków). Ukonstytuowanie odbywa się poprzez otwarcie pierwszego posiedzenia tego organu, zatwierdzenie jego porządku obrad oraz wybór pozostałych organów Koła (takich jak Zarząd) zgodnie z procedurami określonymi w Statucie.

Zgłoszenie do Prorektora

Niezwłocznie po odbyciu wymaganych spotkań, wybrany organ reprezentujący Koło (np. Prezes) powinien poinformować Prorektora UJ ds. dydaktyki o jego powstaniu. Powiadomienie powinno obligatoryjnie zostać sporządzone w formie pisemnej i zawierać co najmniej: 

• nazwę koła, 
• cel i zakres działalności –  Jakie są cele statutowe Koła? Jaką dyscyplinami lub dziedziną nauki będzie zajmować się Koło?
• informację o zasięgu działania – Przy jakim wydziale i jednostce działa Koło? Na powiadomieniu obligatoryjny jest podpis właściwego wydziałowi dziekana, potwierdzający przyjęcie do wiadomości powstania Koła.
• informacje o organie wybranym do reprezentacji – np. Zarządu Koła, a także imię i nazwisko, kierunek i rok studiów, nr albumu, adres e-mail (w domenie uj.edu.pl), telefon kontaktowy osoby koordynującej pracę Koła (np. Prezesa) 
• informacje o opiekunie Koła – Każde Koło Naukowe powinno mieć swojego opiekuna, wybranego spośród pracowników naukowo-dydaktycznych UJ. W powiadomieniu należy zawrzeć jego imię i nazwisko oraz adresem e-mail (w domenie uj.edu.pl).

Do pisma powiadomienia należy załączyć również:

• protokół z zebrania założycielskiego zawierający co najmniej:
  • podstawowy opis przebiegu zebrania
  • uchwały o powstaniu Koła i nadaniu statutu,
• listę członków-założycieli Koła zawierającą:
  • imię i nazwisko,
  • kierunek i rok studiów,
  • nr albumu,
  • adres e-mail
  • czytelne podpisy członków założycieli Koła (studentów). 
• protokół z pierwszego posiedzenia organu uchwałodawczego zawierający co najmniej:
  • podstawowy opis przebiegu posiedzenia i spełnienia wymagań określonych w statucie
  • listę obecności,
  • uchwały dot. wyboru organów Koła (np. wybór Prezesa, wybór członków Zarządu, Komisji Rewizyjnej itp.) 

Wszystkie dokumenty należy sporządzić w języku polskim (dopuszczalne wersje dwujęzyczne). Powiadomienie wraz z kopiami podpisanych dokumentów należy przesłać na adres:

Uniwersytet Jagielloński w Krakowie
Biuro Prorektora UJ ds. dydaktyki
Ul. Gołębia 24, 31-007 Kraków
z dopiskiem „koła naukowe”.

albo tak zaadresowane złożyć w sekretariacie Strefy Studenckiej UJ (Collegium Kołłątaja, parter, pok. 17 w godz. 9:00 – 22:00) albo na Dzienniku Podawczym UJ (Collegium Novum, parter, pok. 10 w godz. 9:00 – 15:00).

Wpis Koła do rejestru organizacji

Treść powiadomienia i załączonych do niego dokumentów podlega ocenie co do ich kompletności i legalności tj. zgodności z prawem powszechnie obowiązującym, statutem Uczelni, regulaminem studiów i samym statutem zakładanego Koła.

Po złożeniu właściwych dokumentów oraz zapoznaniu się z nimi przez Prorektora UJ ds. dydaktyki, Koło wpisywane jest do uniwersyteckiego rejestru organizacji i stowarzyszeń. Dzięki temu może korzystać z wynikających z tego przywilejów.  

Prorektor UJ ds. dydaktyki sprawuje nadzór nad Kołami Naukowymi. Koła mają obowiązek systematycznego informowania Rektora w formie pisemnej o podejmowanych przez siebie aktach w szczególności dotyczących zmian dokumentów statutowych, wyborów organów, zmian opiekuna naukowego i innych doniosłych kwestii.

Wszelkiego wsparcia i informacji w wyżej wymienionych sprawach udziela Pan Dawid Kolenda, koordynator ds. systemu wsparcia studentów, dawid.kolenda@uj.edu.pl, tel. 12 663 10 50.

Zgodnie ze Statutem RKN UJ Kołem zrzeszonym w Radzie może zostać organizacja studencka, która:

• jest wpisana do rejestru organizacji studenckich prowadzonej przez Rektora UJ
• posiada statut;
• jej celem jest działalność naukowa lub dydaktyczna na rzecz studentów UJ;
• działa przy jednostce naukowo-dydaktycznej UJ;
• posiada opiekuna naukowego będącego pracownikiem naukowym UJ o stopniu naukowym co najmniej doktora.

Koło powinno zgłosić się do Przewodniczącego RKN, składając:

• potwierdzenie rejestracji Koła Naukowego przez biuro Prorektora UJ ds. dydaktyki,
• statut Koła Naukowego
• opinię opiekuna naukowego organizacji studenckiej dotyczącą działalności naukowo-dydaktycznej organizacji studenckiej
• ankietę Koła Naukowego, wypełniając ją przez formularz elektroniczny.

Zarząd wydaje decyzję o przyjęciu organizacji studenckiej do RKN UJ w terminie 7 dni od zgłoszenia. Na podstawie wniosku nadawany jest numer identyfikacyjny Koła, a Koło wchodzi w pełnię praw i obowiązków wynikających z przynależności do Rady Kół Naukowych.